El plan de acogida. ¿Qué información debe incluir?

El plan de acogida. ¿Qué información debe incluir?

El plan de acogida es una excelente herramienta que facilita la integración y la adaptación a la empresa de los nuevos profesionales. Es un documento que incluye toda la información relevante de la empresa y del puesto de trabajo que el nuevo empleado debe saber para empezar a trabajar, y su plan de formación inicial.

Ayer un contacto de LinkedIn que se acaba de incorporar a una empresa, compartió lo que le habían entregado el día de su incorporación. En concreto, le habían entregado un pack de bienvenida, se trata de una caja que contiene una taza, un bolígrafo y un pendrive todo grabado con la marca de la empresa y una tarjeta que incluye una carta.

La carta empieza así:

“HOY ES UN GRAN DÍA PARA NOSOTROS. Te damos la bienvenida a xxx. Desde hoy formas parte de nuestro equipo y eso lo convierte en un gran día, no solo para nosotros, sino también para nuestros clientes. A partir de ahora trabajaremos juntos para conectar personas y negocios en cualquier parte del mundo…”

¿Os parece una gran iniciativa? A mí, sí. Yo cada vez que leo que determinadas empresas realizan este tipo de prácticas, siempre pienso que han llevado dónde han llegado porque hacen cosas como estas.

¿Qué información tiene que incluir un Plan de Acogida? Dividiremos el plan en tres partes, una parte general que servirá para todos los profesionales que se incorporen a nuestra compañía, una específica en función del puesto y una tercera que será el Plan de formación inicial.

a) General

1. Historia de la empresa. Datos generales (antigüedad, fundadores, plantilla, facturación, centros de trabajo…)

2. Actividad de la empresa.

3. Misión, visión y valores. Cultura de empresa.

4. Organigrama.

5. Normas internas de funcionamiento.

6. Procedimientos generales internos.

7. Listado de contactos (teléfonos, extensiones, correos electrónicos, móviles…)

8. Programas informáticos, carpetas compartidas, portales, intranet, redes sociales corporativas

9. Políticas de gestión de personas y otras políticas que se consideren importantes (atención al cliente, política de calidad, etc.).

b) Específica

1. Organigrama departamento.

2. Descripción del puesto de trabajo.

3. Procedimientos e instrucciones de trabajo.

4. Programas informáticos específicos. Proporcionar usuarios, contraseñas de acceso a programas, carpetas, correo electrónico, etc.

c) Plan de formación inicial.

1. Definición de objetivos.

2. Planing: bienvenida (presentación de empleados y recorrido instalaciones), relación de contenidos formativos, documentación a entregar, aplicaciones informáticas, personas responsables, formadores y timing.

3. Evaluación de la formación recibida.

Es muy importante que el Gerente, el Responsable inmediato y los Responsables de Departamento (dependiendo del tamaño de la organización) se involucren en el diseño y en la impartición del plan de acogida y de formación. También que el primer día reserven parte de su tiempo a dar la bienvenida al nuevo profesional y a estar a su disposición, e incluso a irse a comer con él, ya que esa primera comida les servirá para conocer de una forma más distendida a su nuevo colaborador y ayudará a empezar a crear sentimiento de equipo y de pertenencia.

Un buen plan de acogida facilita a la empresa y a los nuevos empleados que el proceso de acogida e integración sea rápido y eficiente. Además, sirve para potenciar la imagen de marca, favoreciendo que los nuevos empleados tengan una buena impresión de nuestra empresa desde el primer día.

¡Os animo a que deis la bienvenida a vuestros empleados con un Plan de Acogida y con un pack de bienvenida!.

Autora: Cristina Arróniz, Consultora de RR.HH.

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